Privacyverklaring Bibliotheek Landen

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

Stadsbestuur Landen

Stationsstraat 29, 3400 Landen

011 88 79 06

bibliotheek@landen.be

Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming

informatieveiligheid@interleuven.be

Verwerking van persoonsgegevens

De bibliotheek van gemeente Landen verwerkt voor de uitvoering van haar taken als bibliotheek persoonsgegevens. Hieronder geven we een overzicht van welke gegevens verwerkt worden met welke doeleinden.

In het kader van de standaard dienstverlening van de bibliotheek

Bij de inschrijving vragen we jou een e-ID, een geldig identiteitsbewijs of een wettelijke verblijfsvergunning voor te leggen. Op basis van deze documenten registreren we van elk lid van de bibliotheek volgende persoonlijke identiteitsgegevens:

  • naam, voornaam, rijksregisternummer: deze worden gebruikt om elk lid uniek te identificeren
  • domicilie-adres: wordt gebruikt om boetebrieven uit te sturen.
  • geboortedatum: wordt gebruikt om de indeling te doen ‘jeugd’ of ‘volwassene’.

Daarnaast kan elk lid, als hij/zij graag via een ander medium dan via de post gecontacteerd wenst te worden, ook vrijwillig andere contactgegevens overmaken aan de bibliotheek, nl. e-mailadres, telefoonnummer of gsm-nummer.

Deze gegevens worden gebruikt voor het versturen van herinneringsmails betreffende: status lidmaatschap, herinneringsmails bij verlopen uitleentermijn, of andere communicatie i.v.m. de dienstverlening (promotie, activiteiten, aanpassing openingsuren).

Van onze leden houden we een overzicht bij van welke materialen ze op dat moment in bezit hebben, vanaf hun inschrijving tot hun uitschrijving. Deze gegevens worden gebruikt voor: controleren van het aantal uitgeleende stukken, opvolgen uitleentermijn, bepalen verschuldigde retributie/boetes, registreren schade aan materialen en statistieken.

Als dienstverlening aan de leden zelf bieden we hen ook de mogelijkheid om zelf hun uitleenhistoriek te raadplegen. Uiteraard worden er ook financiële gegevens bijgehouden per lid: lidgeld betaald of niet, openstaande boetes of niet en bedrag achterstallige betalingen, ….

Daarnaast kan de e-ID zelf ook gebruikt worden als lidkaart.

In het kader van gerichte communicatie buiten standaard dienstverlening bibliotheek:

Enkel indien een persoon ons hiervoor expliciet de toestemming geeft, zullen we het email-adres gebruiken voor het verzenden van onze aanvullende informatie over onze dienstverlening. Deze toestemming wordt expliciet gevraagd bij inschrijving.

In het kader van publieke communicatie:

Soms neemt de bibliotheek foto’s waarop personen herkenbaar in beeld worden gebracht. De bibliotheek zal steeds vooraf om toestemming vragen voor het nemen en gebruiken van dit beeldmateriaal.

In het kader van activiteiten/evenementen die door de bibliotheek worden georganiseerd:

De bibliotheek organiseert soms activiteiten waarop men zich kan inschrijven. Volgende persoonsgegevens worden in het kader van het organiseren van deze activiteiten verzameld: naam, voornaam en emailadres voor de praktische organisatie van deze activiteiten (aanvangsuur, eventuele annulering,…).

Grondslag

De bibliotheek van gemeente Landen zal uw persoonsgegevens alleen verwerken als daar een legitieme grondslag voor is.

De gegevens verzameld in kader van de standaard dienstverlening van de bibliotheek worden verwerkt om de dienstverlening van de bibliotheek, zoals ook omschreven in het bibliotheekreglement, te kunnen aanbieden. Deze verwerkingen zijn dus noodzakelijk voor het vervullen van de overeenkomst tussen bibliotheek en lid. Dezelfde grondslag is van toepassing voor de gegevens die verzameld worden in het kader van activiteiten die door de bibliotheek worden georganiseerd.

In een aantal gevallen zal de bibliotheek persoonsgegevens verwerken op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, nl. voor het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van foto’s, … Een dergelijke toestemming kan ten allen tijde terug ingetrokken worden. Dit kan door contact op te nemen met bibliotheek@landen.be, 011/887906.

Doorgifte aan derden

Er worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij dit nodig is voor onze dienstverlening of behoudens wanneer een dergelijke doorgifte wordt opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie.

In de volgende situaties kan doorgifte aan derden wel plaatsvinden:

  • Bij door ons ingeschakelde leveranciers:

Wij maken gebruik van externe partner om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren. In die situaties hebben we met die derde(n) afspraken gemaakt over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens in een verwerkersovereenkomst. Er wordt vastgelegd dat derde partijen uw gegevens nooit voor eigen doeleinden mogen gebruiken. Er wordt op toegezien dat uw gegevens de EU niet verlaten. Concreet schakelen wij FORREZ BV in die de toepassing Bidoc.be aanbiedt voor het lezerssysteem en de catalogus.

  • Op grond van wettelijke verplichtingen:

Onder bepaalde omstandigheden zijn wij verplicht om uw gegevens af te geven aan overheidsinstanties (politie, justitie en fiscus). Wij zullen uw gegevens alleen afgeven wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte.

Bewaartermijn gegevens

De gemeente Landen bewaart uw persoonsgegevens gedurende een periode die redelijkerwijs nodig is voor de juiste uitvoering van de door haar aangeboden en gefaciliteerde diensten. De gegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard indien ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden. Concreet worden volgende bewaartermijnen gehanteerd voor persoonsgegevens verzameld voor de standaard-dienstverlening, activiteiten en communicatie van de bibliotheek: van inschrijving tot 5 jaar na de laatste ontlening. Bij openstaande boetes of uitsluiting worden de persoonsgegevens bijgehouden tot de oorzaak hiervan vervallen is.

Uw rechten

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door gemeente Landen of als u deze wenst in te zien, kunt u contact opnemen met bibliotheek@landen.be, 011/887906. U kan ook vragen om uw gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Via dezelfde weg kan u ook steeds vragen om uw gegevens te laten corrigeren, aanvullen of verwijderen. U kan ons ook vragen uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken (i.e. recht op bezwaar tegen of beperking van gegevensverwerking). Bovenstaande rechten zijn uiteraard enkel van toepassing op uw eigen gegevens en niet op gegevens van andere personen.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen bibliotheek@landen.be, 011/887906. U kan ook altijd terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming: informatieveiligheid@interleuven.be

Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie (https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure):

Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens

Koning Albert II - Laan 15

1210 Brussel

tel: +32 (0)2 553 50 47 

contact@toezichtcommissie.be

Wijzigingen

Privacywetgeving wordt van tijd tot tijd aangepast en verbeterd, daarom is ook deze privacyverklaring aan verandering onderhevig. Onderaan leest u wanneer dit document voor het laatst is aangepast. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website van de bibliotheek Landen gepubliceerd zijn. Wij raden u aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

 

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 18/6/2020