Privacyverklaring lokaal bestuur Landen

1. Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?

Stad Landen, Stationsstraat 29, 3400 Landen, is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle activiteiten van de diensten van stad en OCMW Landen. De individuele ambtenaar die uw persoonsgegevens verwerkt wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u stellen via het meldingsformulier op de website www.landen.be of via een brief naar stad Landen, Stationsstraat 29, 3400 Landen. U kan ook contact opnemen met onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@landen.be.

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

In het algemeen verwerkt ons bestuur uw persoonsgegevens om de dienstverlening van hetzij de gemeente, hetzij OCMW te kunnen uitvoeren.

De gemeente verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur uw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.

Camerabewaking
Ons bestuur maakt gebruik van cameratoezicht op enkele van haar locaties en in enkele van haar gebouwen om haar eigendommen en die van haar bewoners, bezoekers en personeel te beschermen. 

De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van ons bestuur tot beveiliging van personen en goederen.

Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Uiteraard worden er geen geluidsopnamen gemaakt. 

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen. Gemeentelijk personeel kan niet aan de gegevens van OCMW cliënten. Ook binnen de OCMW diensten kan niet iedereen aan dezelfde gegevens. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de thuiszorgdiensten, de maatschappelijk werkers en het onthaal zijn verschillend. De personeelsleden van woonzorgcampus Oleyck hebben afhankelijk van hun functie verschillende toegangsrechten m.b.t. de gegevens van de bewoners. De gegevens, ingezameld in het kader van het houden van een openbare bibliotheek zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers van de bibliotheek. Enkel de medewerkers van de dienst vrije tijd hebben zicht op de gegevens van de deelnemers aan activiteiten.

Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

• ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
• intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijke beleid te helpen uitvoeren (vb. ikv woonbeleid).
• …

Het bestuur stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

 

5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij u de gegevens opvragen, of wij verkrijgen uw gegevens via andere overheden. Onze gemeente is aangesloten bij de (oude) nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe “only once”. Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.

In de voorbije jaren werden ettelijke machtigingsdossiers bij de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) door de POD maatschappelijke integratie in naam van alle OCMW’s aangevraagd en goedgekeurd. Als gevolg mag het OCMW verschillende gegevens opvragen bij andere overheden. In de praktijk worden deze gegevens aangeboden via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, waartoe het OCMW toegang heeft.

 

Wanneer wij aan andere overheden sociale gegevens van persoonlijke aard meedelen, verkrijgen wij in principe een voorafgaande beraadslaging van de kamer sociale zekerheid en gezondheid van het informatieveiligheidscomité, overeenkomstig artikel 15 van de wet houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, 15/01/1990.

Ook onze bibliotheek heeft via de machtiging van Cultuurconnect, de mogelijkheid om gegevens van de e-ID te gebruiken en toegang te bekomen tot bepaalde gegevens uit het Rijksregister. Voor de bibliotheekwerking wordt er met de gegevens gewerkt die u zelf hebt overgemaakt (op papier dan wel elektronisch) aan de bibliotheekmedewerkers.

Voor toekomstige gegevensuitwisselingen met andere overheden zal onze gemeente protocollen afsluiten, zoals voorgeschreven door het AVG decreet.

In bepaalde situaties is het mogelijk dat wij uw gegevens verwerken, die u kennelijk zelf hebt openbaar gemaakt, bijvoorbeeld tijdens een openbare zitting van de gemeenteraad waarin u het woord neemt en waarvan audio-opnames of audiovisuele opnames worden gemaakt en gepubliceerd.

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

 

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over u verwerken. Dit kan via het meldingsformulier op de website www.landen.be of via een brief naar stad Landen, Stationsstraat 29, 3400 Landen. U kan ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (privacy@landen.be). Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft het recht om :

• gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie)
• uw gegevens te (laten) wissen
• de verwerking van uw gegevens te beperken
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
• uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

a. Recht op intrekken toestemming

U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

b. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld, dan kan u zich wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Vlaamse Toezichtcommissie Gegevensbeschermingsautoriteit

Koning Albert II-laan nr. 15, 1210 Brussel Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 

contact@toezichtcommissie.be contact@apd-gba.be

Link naar klachtenprocedure VTC

Link naar klachtenprocedure GBA

8. Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.

De gemeentelijke en OCMW doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan

• het bijhouden van het bevolkingsregister,
• uitleveren rijbewijzen, verlenen van vergunningen,
• verlenen van subsidies,
• innen van retributies, GAS-boetes,
• het uitkeren van een leefloon,
• het verlenen van hulp aan vreemdelingen. Het oprichten van lokale opvanginitiatieven,
• het verlenen van hulp aan minderjarigen die aan het OCMW zijn toegewezen,
• het verlenen van hulp aan daklozen,
• …

Indien het bestuur op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.

Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.

Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal de gegevensinzameling via een invulformulier gebeuren. Dienstverlening van de gemeente / het OCMW die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn:

• zaalverhuur,
• verkoop tickets voor activiteiten van de dienst vrije tijd,
• beheer inschrijvingen voor sportkampen,
• inschrijven in een elektronische nieuwsbrief
• bibliotheekwerking: ontvangen van een eerste gratis rappel op uw e-mail adres
• maken en gebruik van gerichte foto’s (andere dan individuele foto’s voor dossiers)
• …

Deze processen verlopen altijd via formulieren die u zelf invult. Door deze in te vullen geeft u expliciete toestemming om uw gegevens te verwerken voor de doeleinden vernoemd op de formulieren. We verwerken uw gegevens die we via deze weg krijgen niet voor andere doeleinden. Indien we toch uw gegevens voor nog andere doeleinden willen verwerken, zal dit expliciet gevraagd worden onderaan het formulier zodat u actief uw toestemming kan geven voor verdere verwerkingen.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). U kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.