Aanvraag evenementen

Gepubliceerd op woensdag 12 december 2018 11.32 u.
U wil een evenement organiseren? Denk er dan aan dat de aanvraag ten laatste acht weken voor datum van het evenement moet worden ingediend bij de dienst vrije tijd!

Aanrekenen dossierkosten bij laattijdige aanvraag van evenementen

Verenigingen en Landenaren die in onze stad een evenement organiseren, moeten dit ten laatste acht weken voor de datum van het evenement aanvragen bij de dienst vrije tijd. De aanvraag gebeurt via het evenementenformulier van de stad. Deze regeling bestaat al een aantal jaren. Op die manier hebben alle verschillende diensten voldoende tijd om het dossier correct te behandelen, de nodige adviezen te verzamelen, tijdelijke verkeersmaatregelen te treffen, materialen te reserveren, toelatingen te vragen, …

We moeten echter vaststellen dat er steeds vaker wordt afgeweken van deze regel en dat zowat één derde van alle evenementen te laat wordt aangevraagd. Daarom heeft het college voorgesteld om een administratieve kost van 50 of 100 euro aan te rekenen indien het evenement minder dan acht weken op voorhand wordt aangevraagd. De adviesraden GROS, sportraad, cultuurraad en seniorenraad hebben hun input en advies gegeven over deze dossierkosten.

 De gemeenteraad heeft in zitting van 27 november 2018 volgende dossierkosten bij laattijdige aanvraag van evenementen goedgekeurd.

  • Elke aanvraag voor het organiseren van een evenement op het grondgebied van Landen moet aangevraagd worden via het door de stad ter beschikking gesteld evenementenformulier. Dit formulier moet uiterlijk acht weken op voorhand ingediend zijn bij het stadsbestuur. In dit geval wordt geen dossierkost aangerekend.
  •  Indien een aanvraag voor het organiseren van een evenement wordt ingediend tussen de acht en drie weken vóór het evenement zal plaatsvinden, zal een administratieve kost van 50,00 euro aangerekend worden.
  • Bij aanvragen, die ingediend worden binnen de drie weken voordat het evenement zal plaatsvinden, behoudt de stad zich het recht voor om al dan niet het dossier te behandelen. Indien het dossier alsnog zal behandeld worden, dan is de aanvrager een dossierkost van 100,00 euro verschuldigd.
  •  De dossierkost moet ten laatste betaald worden bij het indienen van het evenementenformulier. Een betalingsbewijs wordt gevoegd bij het in te dienen evenementenformulier.

Deze beslissing gaat in vanaf 01 januari 2019.